Datenschutz

Allgemeine Hinweise

Zur Erfüllung der Zwecke und Aufgaben des Vereins verarbeiten wir – unter Beachtung der gesetzlichen Vorgaben des Datenschutzrechts – personenbezogene Daten über persönliche und sachliche Verhältnisse der Mitglieder.

Nachfolgend informieren wir gemäß

• den gesetzlichen Vorgaben des Datenschutzrechts
• insbesondere nach dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) &
• der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO)

über Art, Umfang & Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten.

Name und Kontaktdaten des / der Verantwortlichen

Verantwortlicher im Sinne des Artikel 4 Ziffer 7 DSGVO

Tennisclub Rot-Schwarz Neubrück e. V.
Pohlstadtsweg 1
51109 Köln

Vereins-Registernummer 9273 • Registergericht Köln

Vertreten durch
• Michael Glaser (1. Vorsitzender) – Telefonnummer 0176 48677951
• Erich G. Schopf (2. Vorsitzender) – Telefonnummer 0221 8460930
• Kay Kehlenbach (Geschäftsführer) – Telefonnummer 0176 48677950

E-Mail-Adresse Datenschutz: ds@tcrsnb.de

Datenschutzerklärung und Informationen nach Art. 13 DS-GVO

Arten der verarbeiteten Daten

Folgende Arten von personenbezogenen Daten verarbeiten wir

• Bestandsdaten (Vorname & Name, Geburtsdatum & Alter, Geschlecht & postalische Anschrift)
• Inhaltsdaten (Bilder / Videos & Texte)
• Kommunikationsdaten (Telefonnummer & E-Mailadresse)
• Nutzungsdaten (Platzbelegungen, Zutritt des Vereinsgeländes & Clubhauses sowie in der Vereins-Gastronomie bei Nutzung eines „Gastro“-Kontos)
• Vertragsdaten (Vertragsart & Mitgliedsnummern, Funktions- & Mitgliedsstatus, Beginn & Ende)
• Wettkampfdaten (Zuordnungen: Liga & Mannschaft, Leistungs- & Spielklasse)
• Zahlungsdaten (Beiträge & sonstige vereinsrelevante Zahlungen, Kontodaten & Zahlungshistorie)

• Besucher / Nutzer der Website
• Interessenten / Mitglieder
• Lieferanten sowie gegebenenfalls
• Beschäftigte der genannten Personenkreise

Die betroffenen Personen werden zusammenfassend als „Nutzer“ bezeichnet.

Die Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten sind

• die Vereinsmitglieder, die mit der Durchführung der Mitgliedschaftsverhältnisse & des ordnungsgemäßen Betriebs in unserem Verein beauftragt sind
• die Stadtsparkasse KölnBonn, die Kontoverbindungdaten zum Zwecke des Beitragseinzugs erhält
• die Firma „productive web“, Gärtringen – bzw. deren geleaste Server-Software ebusy – zur Mitgliederverwaltung & Organisation des Spielbetriebs (Platzbelegung) mit Hosting & Server innerhalb der EU;
  die Datenweitergabe in E-Mails & News erfolgt ebenfalls über diese Software
• der TVM, für Mitglieder, die am Liga-Betrieb teilnehmen bzw. für diesen gemeldet werden & im Zusammenhang mit „nuLiga“ (Tennis-Informations-System) auch dessen System-Betreiber
  (ausgenommen von der Datenweitergabe sind Kontoverbindungsdaten)
• der LSB NRW (Landessportbund Nordrhein-Westfalen) zur Mitgliederstatistik & Berechnung der Mitgliedbeiträge
• die Strato AG, Berlin, mit Hosting & Server innerhalb der EU, als externer Dienstleister für den Betrieb der Vereins-Homepage
  (im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung)

Darüber hinaus können personenbezogene Daten an weitere Empfänger übermittelt werden, wie Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungspflichten oder zur Strafverfolgung.
Weitere Informationen entnehmen Sie bitte den Datenschutzbestimmungen der Empfänger.

• Beweis-Sicherung / -Zwecke
• Kontakte – Anfragen abwickeln
• Kontakte – Aufnahme bei juristischer Beanstandung durch Dritte
• Marketing / Vertrieb / Werbung
• Optimierung / Statistische Auswertungen unserer Dienste
• Sicherheit – Allgemeine Maßnahmen
• Sicherheit – Vermeidung von Spam & Missbrauch
• Verträge – Abwicklung / Führung
• Verträge – Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen
• Verträge – Mitgliederpflege / -service
• Website – benutzerfreundlich gestalten
• Website – leichten Zugang ermöglichen
• Website – mit Funktionen & Inhalten bereitstellen
• Website – Nutzererfahrung verbessern
• Website – technisch & wirtschaftlich optimieren
• Website – unterbrechungsfreier, sicherer Betrieb

Dauer der Speicherung

Sofern nicht in dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich angegeben, werden Ihre personenbezogen Daten gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck für die Speicherung entfällt, es sei denn deren weitere Aufbewahrung ist zu Beweiszwecken erforderlich oder dem stehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Darunter fallen etwa handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten von Geschäftsbriefen nach § 257 Absatz 1 HGB (6 Jahre) sowie steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten nach § 147 Absatz 1 AO von Belegen (10 Jahre).
Wenn die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist abläuft, erfolgt eine Sperrung oder Löschung Ihrer Daten, es sei denn die Speicherung ist weiterhin für einen Vertragsabschluss oder zur Vertragserfüllung erforderlich.

Sicherheit der Daten

Um alle personenbezogen Daten, die an uns übermittelt werden, zu schützen & um sicherzustellen, dass die Datenschutzvorschriften von uns, aber auch unseren externen Dienstleistern eingehalten werden, haben wir geeignete technische & organisatorische Sicherheitsmaßnahmen getroffen. Deshalb werden unter anderem alle Daten zwischen Ihrem Browser & unserem Server über eine sichere SSL-Verbindung verschlüsselt übertragen.

Verarbeitung der Daten

Durch die Verabschiedung der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wurde eine einheitliche Grundlage für den Datenschutz in Europa geschaffen.
Ihre Daten werden daher vorwiegend durch Unternehmen verarbeitet, für die DSGVO Anwendung findet.
Sollte doch die Verarbeitung durch Dienste Dritter außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden, so müssen diese die besonderen Voraussetzungen der Artikel 44 ff. DSGVO erfüllen.
Das bedeutet, die Verarbeitung erfolgt aufgrund besonderer Garantien, wie etwa die von der EU-Kommission offiziell anerkannte Feststellung eines der EU entsprechenden Datenschutzniveaus oder der Beachtung offiziell anerkannter spezieller vertraglicher Verpflichtungen, der so genannten „Standardvertragsklauseln“. Bei US-Unternehmen erfüllt die Unterwerfung unter das sog. „Privacy-Shield“, dem Datenschutzabkommen zwischen der EU & den USA, diese Voraussetzungen.

Wir verarbeiten Bestandsdaten (z. B. akademischer Grad / Titel, Namen & Adressen, Geburtsdatum & Geschlecht sowie Kontaktdaten von Nutzern, E-Mail), Vertragsdaten (z. B. Art der Mitgliedschaft, Namen von Kontaktpersonen) & Zahlungsdaten (z. B. Bankverbindung, Zahlungshistorie) zwecks Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen (Kenntnis, wer Vertragspartner ist; Begründung, inhaltliche Ausgestaltung & Abwicklung des Vertrags; Überprüfung auf Plausibilität der Daten) & Serviceleistungen (z. B. Kontaktaufnahme des Kundenservice) gem. Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 lit b DSGVO. Die in Onlineformularen als verpflichtend gekennzeichneten Eingaben, sind für den Vertragsschluss erforderlich.

Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, außer sie ist zur Verfolgung unserer Ansprüche (z. B. Übergabe an Rechtsanwalt zum Inkasso) oder zur Erfüllung des Vertrags (z. B. Übergabe der Daten an Zahlungsanbieter) erforderlich oder es besteht hierzu besteht eine gesetzliche Verpflichtung gem. Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 c DSGVO.
Wir setzen zudem Auftragsverarbeiter (externe Dienstleister z. B. zum Webhosting unserer Websites & Datenbanken) zur Verarbeitung Ihrer Daten ein.
Wenn im Rahmen einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung an die Auftragsverarbeiter Daten weitergegeben werden, erfolgt dies immer nach Artikel 28 DSGVO. Wir wählen dabei unsere Auftragsverarbeiter sorgfältig aus, kontrollieren diese regelmäßig & haben uns ein Weisungsrecht hinsichtlich der Daten einräumen lassen. Zudem müssen die Auftragsverarbeiter geeignete technische & organisatorische Maßnahmen getroffen haben & die Datenschutzvorschriften gemäß BDSG & DSGVO einhalten.

Wir können die von Ihnen angegebenen Daten zudem verarbeiten, um Ihnen weitere interessante Informationen zu übermitteln.

Wir können Ihre Angaben & Kontaktanfrage in unserem Customer-Relationship-Management System („CRM System“) oder einem vergleichbaren System speichern.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind.
Dies ist für die Bestands- & Vertragsdaten dann der Fall, wenn die Daten für die Durchführung des Vertrages nicht mehr erforderlich sind & keine Ansprüche mehr aus dem Vertrag geltend gemacht werden können, weil diese verjährt sind (Gewährleistung: zwei Jahre / Regelverjährung: drei Jahre). Wir sind aufgrund handels- & steuerrechtlicher Vorgaben verpflichtet, Ihre Adress-, Zahlungs- & Bestelldaten für die Dauer von zehn Jahren zu speichern. Allerdings nehmen wir bei Vertragsbeendigung nach drei Jahren eine Einschränkung der Verarbeitung vor, d. h. Ihre Daten werden nur zur Einhaltung der gesetzlichen Verpflichtungen eingesetzt. Angaben im Nutzerkonto verbleiben bis zu dessen Löschung.
Für die personenbezogenen Daten aus der Eingabemaske des Kontaktformulars & diejenigen, die per E-Mail übersandt wurden, ist dies dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit Ihnen beendet ist. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.
Anfragen von Nutzern, die über einen Account bzw. Vertrag mit uns verfügen, speichern wir bis zum Ablauf von zwei Jahren nach Vertragsbeendigung.
Im Fall von gesetzlichen Archivierungspflichten erfolgt die Löschung nach deren Ablauf: Ende handelsrechtlicher (6 Jahre) & steuerrechtlicher (10 Jahre) Aufbewahrungspflicht.
Bei der Kontaktaufnahme mit uns per Telefon wird Ihre Telefonnummer zur Bearbeitung der Kontaktanfrage & deren Abwicklung verarbeitet & temporär im RAM / Cache des Telefongerätes / Displays gespeichert bzw. angezeigt. Die Speicherung erfolgt aus Haftungs- & Sicherheitsgründen, um den Beweis des Anrufs führen zu können sowie aus wirtschaftlichen Gründen, um einen Rückruf zu ermöglichen. Im Falle von unberechtigten Werbeanrufen, sperren wir die Rufnummern. Der Gerätecache speichert die Anrufe Tage & überschreibt bzw. löscht sukzessiv alte Daten, bei Entsorgung des Gerätes werden alle Daten gelöscht & der Speicher ggf. zerstört. Gesperrte Telefonnummer werden jährlich auf die Notwendigkeit der Sperrung geprüft.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung von Ihnen Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 a DSGVO.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten, die im Zuge einer Kontaktanfrage oder E-Mail, eines Briefes oder Telefaxes übermittelt werden, ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 f DSGVO.
Der Verantwortliche hat ein berechtigtes Interesse an der Verarbeitung & Speicherung der Daten, um Anfragen der Nutzer beantworten zu können, zur Beweissicherung aus Haftungsgründen & um ggf. seiner gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bei Geschäftsbriefen nachkommen zu können.
Zielt der Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 b DSGVO.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Telefonnummer ist Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 f DSGVO. Zielt der Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Artikel 6 Absatz 1 b DSGVO.

Rechte betroffener Personen

Widerspruch/-rufsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer Daten.

Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 a, Artikel 7 DSGVO beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt.

Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung gemäß Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 f DSGVO stützen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Dies ist der Fall, wenn die Verarbeitung insbesondere nicht zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist, was von uns jeweils bei der nachfolgenden Beschreibung der Funktionen dargestellt wird.
Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten.
Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage & werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.

Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Werbung & Datenanalyse jederzeit widersprechen.
Das Widerspruchsrecht können Sie kostenfrei ausüben.
Über Ihren Werbewiderspruch können Sie uns unter folgenden Kontaktdaten informieren

Tennisclub Rot-Schwarz Neubrück e. V.
Pohlstadtsweg 1 | 51109 Köln
Michael Glaser (1. Vorsitzender) | Erich G. Schopf (2. Vorsitzender) | Kay Kehlenbach (Geschäftsführer)
E-Mail-Adresse: infos@tcrsnb.de

Widerruf

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, die Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 a DSGVO zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu widerrufen.
Nehmen Sie schriftlich – per Brief oder E-Mail – Kontakt mit uns auf, so können Sie der Speicherung der personenbezogenen Daten jederzeit widersprechen.